CRMに同じ会社が別名で登録されている。連絡先は入っているのに、今の担当者か分からない。こうしたデータを点検するときは、使う業務と確認範囲を先に決めます。

このチェックシートは、CRMのデータと日々の運用を15項目で点検するためのものです。各項目に判定と根拠を残し、問題があれば担当・対応内容・期限まで記録します。

最初に、何に使うデータかを決める

点検の対象は「企業」「人物」「案件」などから選びます。そのうえで、対象期間や抽出条件、確認する件数、業務上許容する条件を記録してください。

たとえば連絡先を点検するなら、電話番号の空欄だけでなく、連絡する相手と番号が一致しているかも確認します。番号が入っていても、別の人の番号なら、意図した相手に連絡が届きません。

データを6つの観点から点検する

英国政府のデータ品質フレームワークは、完全性・一意性・整合性・適時性・妥当性・正確性の6つの観点を示しています。本シートではCRMで確認しやすい言葉に置き換えました。参考：The Government Data Quality Framework

表の6つの観点は、それぞれ2項目、計12項目で確認します。これに入力ルールの共有、統合前の確認、問題への対応と再点検の3項目を加えています。15項目の構成と確認方法は、MerがCRM向けに設計したものです。

未確認を残し、根拠を記録する

判定は「未確認」「問題あり」「問題なし」「対象外」の4つです。空欄は未確認として数えます。対象外とする場合も理由を残してください。

「問題なし」は、記録した範囲と条件で点検し、問題が見つからなかった場合に選びます。一部のデータだけを調べた場合は、その件数と抽出条件を根拠欄に記録します。CRM全体で問題がないという判定には使いません。

問題が見つかったら、業務への影響を記録します。たとえば、重複した企業へ別々の担当者が連絡しているなら、その企業の重複データを先に整理する候補にします。担当と期限は、影響を確認してから決めてください。

重複候補を見つけても、すぐに統合しない

同じ名前でも別の企業や人物という場合があります。重複候補を照合し、どの記録と値を残すかを決めてから統合を判断します。変更前の記録、関連データへの影響、復旧手順も確認してください。

シートはCRMのデータを読み取ったり、自動で修正したりしません。確認結果を整理するために使います。根拠欄には顧客名や連絡先を貼り付けず、社内で参照できる管理番号や確認記録を残してください。

チェックシートの使い方

1. 「使い方」シートで、対象・用途・確認範囲・確認日を記入します。

2. 「点検」シートの15項目を確認し、結果と根拠を記入します。

3. 「問題あり」の項目に、対応内容・担当・期限を記入します。

4. 修正後に同じ条件で確認し、根拠と判定を更新します。変更前の点検記録は別の版として残します。

上部の件数は、各項目の判定を集計したものです。データの不良件数や品質点数ではありません。「対応計画あり」という表示も、修正済みを意味しません。

チェックシートを手元に保存し、まずは業務で使うデータの範囲を1つ決めて記入してください。

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